Учет резервов (оценочных обязательств) по оплате труда

ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" устанавливает порядок отражения оценочных обязательств, условных обязательств и активов в бухгалтерском учете и отчетности организации. А также оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут по желанию организации признаваться и в налоговом учете. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Учет резервов по отпускам, вознаграждений по итогам года и за выслугу лет с 2023 года» https://its.1c.ru/db/staff1c/content/35039/1.

Для поддержки положений ПБУ 8/2010 в системе реализован учет резервов по отпускам, вознаграждений по итогам года и за выслугу лет. Функционал используется для резервов с 2023 года.

Если учет зарплаты и кадров ведется в системе, становится доступной функциональная опция Использовать резервы по оплате труда. Управление функциональной опцией осуществляется в разделе НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов – Зарплата.

Метод начисления резервов задается в настройке Зарплата – Настройки и справочники – Настройки расчета резервов по оплате труда. Причем данные параметры доступны для уточнения только в случае использования встроенной подсистемы зарплаты. В противном случае в учетной системе отображаются рассчитанные во внешней программе данные по итогам предварительно осуществленного обмена. Для целей бухгалтерского учета доступен выбор варианта учета:

■ Метод обязательств – ежемесячно рассчитывается средняя заработная плата работника и умножается на количество дней отпуска, которые положены за отработанный период. Полученная величина увеличивается на сумму страховых взносов. При установке для РСБУ данного метода РСБУ и МСФО становятся максимально близки между собой. Полностью сблизить методики можно за счет использования в качестве ставки взносов текущей ставки каждого конкретного сотрудника – это не противоречит ни РСБУ, ни МСФО;

■ Нормативный метод – определяется некая величина (норматив) от фонда оплаты труда (ФОТ). Ежемесячно вычисляется сумма резерва исходя из фактического фонда оплаты труда расчетного месяца и норматива, который, в свою очередь, рассчитывается как процент от ФОТ текущего месяца. Полученная величина должна быть увеличена на сумму страховых взносов. РСБУ и НУ максимально близки при использовании нормативного метода. Данная методика не подходит для МСФО.

Для целей налогового учета применяется только нормативный метод. Параметры нормативного метода – процент отчислений от ФОТ и предельная сумма отчислений – также задаются в данной настройке.

В этой же настройке можно создать новые элементы справочника Резервы из формы выбора резерва.

Справочник доступен также в разделе Зарплата – Настройки и справочники – Оценочные обязательства и резервы по оплате труда.

Документ Резервы по оплате труда доступен в разделе Зарплата - Бухучет. Он регистрирует расходы текущего месяца, отдельно отражаются суммы по бухгалтерскому и налоговому учетам (в соответствии с настройками расчета резервов), а также суммы расходов в различные фонды.

Расчет и начисление резервов осуществляется документом Резервы по оплате труда, либо во время закрытия месяца регламентной операцией Начисление резервов по оплате труда.

Результаты расчетов отражаются в оперативном контуре в разрезе Видов резервов.

Данный документ поддерживает следующие операции:

■ Начисление – плановое начисление резерва за период.
В учете отражается по Кт 96 счета и Дт счета затрат, согласно способу отражения,
либо, если результат отрицательный, то формируется проводка Дт 96 Кт 91.01  согласно настройкам статьи доходов на закладке Дополнительно.

■ Инвентаризация – сравнение накопленных и рассчитанных сумм.
Положительная сумма инвентаризации отражается проводкой Дт <Счет затрат> - Кт 96.01 согласно настройкам способа отражения из табличной части.

Отрицательная сумма инвентаризации отражается проводкой Дт 96 Кт 91.01 согласно настройкам статьи доходов на закладке Дополнительно (аналогично начислению).

■ Списание – списание накопленных резервов.
В учете отражается списание по Дт 96 счета в корреспонденции с Кт выбранного счета, согласно способу отражения.

■ Корректировка – доначисление резервов.
В учете отражается начисление по Кт 96 счета в корреспонденции с Дт выбранного счета, согласно способу отражения.

При отражении в учете резервов в документе Резервы по оплате труда используются сведения с закладки Обязательства и резервы (сводно).

На закладке Дополнительно указываются статьи прочих доходов или расходов, используемые в качестве аналитики при отражении в учете операции инвентаризации либо сторно отрицательных сумм начислений.

Операции списания излишков при инвентаризации, либо сторно отрицательных сумм начисления отражаются в регистре накопления Прочие доходы.

В оперативном учете справочник Резервы используется в качестве аналитики на следующих статьях активов/пассивов:

■ Резервы по вознаграждениям;

■ Резервы по страховым взносам.

Использование оценочных обязательств осуществляется документом Отражение зарплаты в финансовом учете: в БУ в пределах накопленной суммы, в НУ за счет резерва. Для этого в документе добавлены колонки, по которым видно, как именно в учете отражается резерв. При различном использовании резерва в БУ и НУ формируются постоянные или временные разницы.

В табличной части Выплата за счет резервов отражается факт использования резерва. При помощи команды Редактировать выплату за счет резервов в меню Еще появляется возможность корректировки автоматически заполненных данных.

На основании сведений данной табличной части формируются движения регистров Оценочные обязательства и Оценочные обязательства по сотрудникам.

Важно: резервы на годовую премию надо создавать разные для каждого года, например: резерв на годовую премию 2024, резерв на годовую премию 2025 и так далее. Только отпуска могут быть переходящими.

При отключенном учете зарплаты и кадров описанные выше объекты функциональности размещаются в разделе Финансовый результат и контроллинг. В данном случае расчет резервов в прикладном решении не выполняется. Документы Резервы по оплате труда (аналогично документам Отражение зарплаты в финансовом учете) создаются в результате обмена или вручную, в них указываются предварительно рассчитанные данные в разрезе подразделений и способов отражения, в том числе в систему загружаются результаты использования резервов. Отражение документов в бухгалтерском и налоговом учетах происходит по единым правилам, описанным выше.

Отчеты по резервам оплаты труда (Зарплата – Отчеты по зарплате – Остатки и обороты резервов по оплате труда, Резервы по оплате труда по сотрудникам, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 96 «Резервы предстоящих расходов») в итоге показывают один и тот же результат. Учет по сотрудникам и суммированный учет не должны отличаться (в том числе в отчетах), так как суммированный учет отражает свернутые данные учета по сотрудникам.

В разделе Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Справки-расчеты представлен отчет Резервы отпусков, который формируется по движениям документа Резервы отпусков (архив) и содержит подробный расчет следующих обязательств:

■ показатели для расчета резервов по сотрудникам;

■ суммы резервов в бухгалтерском и налоговом учетах;

■ временные разницы.

С 2023 года из документа Резервы по оплате труда формируется печатная форма Справка–расчет резервов по оплате труда. Подробнее о печатной форме можно прочитать в статье https://buh.ru/articles/nachislenie-rezervov-po-oplate-truda-v-1s-zarplate-i-upravlenii-personalom-8-red-3.html.

ПБУ 8/2010 обязывает вести учет обязательств по предстоящим отпускам работников всех организаций, кроме субъектов малого предпринимательства. Под действие данного положения попадают организации, имеющие в своем составе более 50 сотрудников. Оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут по желанию организации признаваться и в налоговом учете.

Параметры учета оценочных обязательств задаются в учетной политике организации. Причем данные параметры доступны для уточнения только в случае использования встроенной подсистемы зарплаты. В противном случае в учетной системе отображаются рассчитанные во внешней программе данные по итогам предварительно осуществленного обмена. Для целей бухгалтерского учета доступен выбор варианта учета:

■ Метод обязательств – ежемесячно рассчитывается средняя заработная плата работника и умножается на количество дней отпуска, которые положены за отработанный период. Полученная величина увеличивается на сумму страховых взносов. При установке для РСБУ данного метода РСБУ и МСФО становятся максимально близки между собой. Полностью сблизить методики можно за счет использования в качестве ставки взносов текущей ставки каждого конкретного сотрудника – это не противоречит ни РСБУ, ни МСФО;

■ Нормативный метод – определяется некая величина (норматив) от фонда оплаты труда (ФОТ). Ежемесячно вычисляется сумма резерва исходя из фактического фонда оплаты труда расчетного месяца и норматива, который, в свою очередь, рассчитывается как процент от ФОТ текущего месяца. Полученная величина должна быть увеличена на сумму страховых взносов. РСБУ и НУ максимально близки при использовании нормативного метода. Данная методика не подходит для МСФО.

Для целей налогового учета применяется только нормативный метод. Параметры нормативного метода – процент отчислений от ФОТ и предельная сумма отчислений – также задаются в учетной политике организации.

Начисление оценочных обязательств производится в рамках регламентной процедуры по закрытию месяца документом Резервы отпусков после начисления зарплаты и ввода удержаний, а также отражения данных операций в финансовом учете. Начисление резервов отпусков может выполняться автоматически в случае использования встроенной подсистемы учета зарплаты.

Документ Резервы отпусков пользователь также может создать самостоятельно последним днем месяца. Если данный документ уже создан, но не проведен, то обработка закрытия месяца очищает данные, заполняет документ и проводит его, отражает в регламентированном учете. Если документ создан и проведен, то обработка только проводит его и отражает в учете. Если документ не создан, но создан документ Начисление зарплаты и взносов, то обработка создает документ Резервы отпусков, заполняет его и проводит, отражает в регламентированном учете.

Документ создается в разделе Зарплата (если расчет зарплаты осуществляется во внешней программе, то документ доступен в разделе Финансовый результат и контроллинг) в конце отчетного периода по начислениям текущего месяца и отражает список оценочных обязательств в разрезе подразделений управленческой структуры предприятия и способов отражения зарплаты в финансовом учете.

Документ регистрирует расходы текущего месяца, отдельно отражаются суммы по бухгалтерскому и налоговому учетам (в соответствии с параметрами учетной политики), а также суммы расходов в различные фонды. Отражение документа в учете зависит от выбранного варианта учета оценочных обязательств:

■ Оценочные обязательства ведутся только в бухгалтерском учете – суммы НУ в документе начисления резервов равны нулю:

■ Оценочные обязательства ведутся в бухгалтерском и налоговом учетах, в бухгалтерском учете применяется метод обязательств – суммы БУ и НУ в документе начисления резервов различаются:

■ Оценочные обязательства ведутся в бухгалтерском и налоговом учетах, в бухгалтерском учете применяется нормативный метод – в документе начисления резервов суммы НУ равны суммам БУ:

В документах Отражение зарплаты в финансовом учете для выплат за счет резервов представлены операции:

■ Ежегодный отпуск – сумма отпускных и взносов, которые относятся на расходы текущего месяца (аналогично другим начислениям):

■ Отпуск за счет обязательств и резервов – отпускные и взносы за счет резервов. Данная операция применяется, если отражение в БУ и отражение в НУ совпадают (нормативный метод):

■ Отпуск за счет обязательств – суммы отпускных и резервов для отражения в бухгалтерском учете, если оценочные обязательства в НУ не ведутся:

Для выплат за счет резерва регистрация расходов не требуется, поэтому способ отражения не указывается для операции Отпуск за счет обязательств и резервов.

При расчете зарплаты в отдельной информационной базе расчет резервов в прикладном решении не выполняется. Документы Резервы отпусков (аналогично документам Отражение зарплаты в финансовом учете) создаются в результате обмена или вручную, в них указываются предварительно рассчитанные данные в разрезе подразделений и способов отражения. Отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете происходит по единым правилам, описанным выше.

В документе Резервы отпусков доступны три закладки:

■ на закладке Расчет обязательств и резервов по отпускам можно посмотреть, как строится расчет резервов;

■ на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам показан результат расчета, который будет отражен в учете в разрезе сотрудников;

■ закладка Обязательства и резервы текущего месяца показывает свернутый результат расчета, который будет отражен в регламентированном учете.

Если в результате расчета возникают отличия в суммированном учете и учете по сотрудникам (например, вводился документ в режиме Корректировка остатков только в суммированном учете), на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам появляются строки, выделенные курсивом. Такие строки не попадают в итоговую таблицу Обязательства и резервы текущего месяца, так как данные в этих строках приводят в соответствие учет по сотрудникам с суммированным учетом.

Cписание оценочных обязательств осуществляется документом Отражение зарплаты в финансовом учете. При этом списание отпускных и взносов выполняется в пределах накопленных резервов, а сумма превышения списывается на расходы.

При помощи команды Редактировать отпуска за счет резервов в меню Еще в этом документе доступна для просмотра и корректировки данных закладка Отпуска за счет оценочных обязательств. Табличная часть заполняется автоматически по данным учета при заполнении документа.

При расчете сумм списания накопленных ранее оценочных обязательств и резервов учитываются все возможные корректировки отпуска в месяце отражения.

Результаты расчетов отражаются на закладке Отпуска за счет оценочных обязательств.

На основании сведений данной табличной части формируются движения регистров Оценочные обязательства и Оценочные обязательства по сотрудникам.

Сторно и исправления документа Отпуск учитываются при расчете суммы оценочного обязательства к начислению. То же касается и вытеснения отпуска другими видами расчетов.

Списание отпускных и взносов выполняется в пределах накопленных резервов. Сумма превышения списывается на расходы при отражении зарплаты в финансовом учете.

При расчете зарплаты в отдельной информационной базе расчет резервов в прикладном решении не выполняется. Документы Резервы отпусков (аналогично документам Отражение зарплаты в финансовом учете) создаются в результате обмена или вручную, в них указываются предварительно рассчитанные данные в разрезе подразделений и способов отражения, в том числе в систему загружаются результаты списания оценочных обязательств.

Если принято решение отказаться от формирования резервов отпусков с 1 января, то в программе надо создать новую учетную политику с января и сделать в ней новую настройку (убрать флаги Формировать оценочные обязательства (резервы) отпусков в бухгалтерском и налоговом учетах).

Далее для списания накопившегося резерва нужно 31 декабря создать документ Операция (регл. учет) и отразить суммы в БУ и НУ (или только в НУ при необходимости). Также надо создать документ НСИ и администрирование - Начальное заполнение - Перенос данных подсистемы расчета зарплаты для корректировки регистров Оценочные обязательства и Оценочные обязательства по сотрудникам.

Предусмотрена возможность инвентаризации оценочных обязательств (резервов) по итогам года.

Инвентаризация выполняется автоматически в документе Резервы отпусков, вводимом за декабрь. Документ рассчитывает и обязательства (БУ) и резерв (НУ) по одному принципу: исходя из накопленных дней отпуска (независимо от используемой методики).

Алгоритм инвентаризации практически совпадает с алгоритмом ежемесячного расчета обязательства по методике МСФО и состоит в следующем:

■ Определяется количество неиспользованных дней отпуска.

■ Определяется средний заработок (как для отпуска).

■ Умножением дней на средний заработок получается сумма обязательства. Сумма резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, так как является тем же значением, что и сумма обязательства).

■ Производится сравнение с накопленной суммой и определяется результат (доначисление или списание).

■ Определяется эффективная ставка взносов по году в целом по каждому виду взносов отдельно:

○ определяется облагаемая взносами база сотрудника;

○ определяется сумма исчисленных взносов;

○ рассчитывается ставка взноса как соотношение суммы взноса и облагаемой базы;

○ сумма обязательства умножается на ставку – получается расчетная сумма взноса обязательства.

■ Полученные величины взносов суммируются. Сумма резерва (НУ) отдельно не рассчитывается, т. к. является тем же значением, что и сумма обязательства.

■ Производится сравнение с накопленной суммой по взносам и определяется результат (доначисление или списание).

В программе есть возможность учитывать резервы на оплату отпусков в налоговом учете по затратам, которые образуются при сдельной оплате труда.

В регистре Трудозатраты незавершенного производства существуют ресурсы Постоянная  и Временная разницы:

■ Временные разницы могут возникать при разных способах учета резервов в БУ и НУ.

■ Постоянные разницы могут возникать, если применяются особые виды начислений, не признаваемые в расходах в НУ.

Эти два ресурса также есть в регистре Отражение зарплаты в финансовом учете.

В карточке способа отражения зарплаты с распределением затрат на производство можно установить флажок Принимаются к налоговому учету.

Таким образом, классификация расходов и разниц с точки зрения соответствия ПБУ 18/02 производится до записи в регистр.

Способы отражения, распределяемые на производство, при формировании движений дополнительно анализируются на предмет различного отражения в БУ и НУ, формируются постоянные разницы:

■ в регистрах накопления Трудозатраты незавершенного производства и Отражение зарплаты в финансовом учете;

■ в журнале проводок регламентированного учета.

Существует возможность распределять в бухгалтерском учете сумму начислений с видом операции Отпуск за счет резервов: если для способа отражения установлен флажок Принимаются к налоговому учету, то суммы начислений по таким строкам формируют временные разницы.

Отчеты по резервам отпусков (Зарплата – Отчеты по зарплате – Остатки и обороты резервов отпусков, Резервы отпусков по сотрудникам, Справка-расчет «Резервы отпусков», Оборотно-сальдовая ведомость по счету 96 «Резервы предстоящих расходов») в итоге показывают один и тот же результат. Учет по сотрудникам и суммированный учет не должны отличаться (в том числе в отчетах), так как суммированный учет отражает свернутые данные учета по сотрудникам.

В разделе Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Справки-расчеты представлен отчет Резервы отпусков, который содержит подробный расчет следующих обязательств:

■ показатели для расчета резервов по сотрудникам;

■ суммы резервов в бухгалтерском и налоговом учетах;

■ временные разницы.

При наличии действующих настроек резервов отпусков переключение на использование нового механизма происходит автоматически (с описанием нового функционала можно ознакомиться в статье Учет резервов (оценочных обязательств) по оплате труда.

Настройки переносятся в новый справочник Настройки расчета резервов по оплате труда обработчиком обновления при переходе на новую версию. Датой начала применения новых настроек устанавливается 01.01.23 г.

Использование документа Резервы отпусков (архив) при наличии действующих в периоде настроек для нового механизма становится невозможным – блокируется его заполнение и проведение.

Документы прошлых периодов остаются доступными. То есть документы, созданные по "старым" правилам, будут доступны и менять их не надо.

Документы Резервы отпусков (архив) и Резервы по оплате труда делают движения в одних и тех же регистрах. Новые документы должны формировать такие же суммы резервов и проводки, как и "старые". Перепроводить документы прошлых периодов после начала использования нового функционала нет необходимости.

При желании можно использовать документ Резервы отпусков (архив) до конца 2023 г. (при этом не надо включать новый функционал).

Пользователям, которые переходят на использование нового функционала в 2023 г., рекомендуется:

■ в декабре 2022 г. создать документ Резервы отпусков (архив);

■ в январе 2023 г. включить опцию Использовать резервы по оплате труда;

■ в январе 2023 г. ввести документ Резервы по оплате труда с видом Начисление;

■ после этого не использовать документ Резервы отпусков (архив).

Больше никаких специальных действий по переходу на учет резервов по-новому не требуется.